img-responsive

De werkkostenregeling

Gepubliceerd op 24 april 2014

Vanaf 2015 geldt voor iedereen de werkkostenregeling

U heeft het vast al wel gehoord: het regime van vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers (en dus ook aan dga’s) wordt volledig veranderd door de invoering van de werkkostenregeling. Deze regeling kan voor u financieel gezien zowel voordeliger als nadeliger uitpakken. Tot 2015 (oorspronkelijk 2014) mogen werkgevers nog de oude spelregels toepassen.

Overgangsregeling werkkostenregeling

Tot en met 2014 geldt een overgangsregeling. In die periode heeft u de keuze om te vergoeden en te verstrekken op basis van de huidige wettelijke regels of op basis van de nieuwe werkkostenregeling. In 2015 zal vervolgens alleen nog de werkkostenregeling gelden. De regering heeft aangekondigd dat de komende maanden wordt bekeken hoe de werkkostenregeling verbeterd kan worden. Een aantal van deze wijzigingen betreft administratieve vereenvoudigingen, maar ook het loonbegrip kan mogelijk worden aangepast.

Start nu al met de voorbereidingen

Om tijdig de meest gunstige keuze te kunnen maken, adviseren wij u nu al te starten met de voorbereidingen, ook zonder dat exact bekend is wat er in 2015 gaat gebeuren.

Wat houdt de werkkostenregeling in?

Voor de toepassing van de werkkostenregeling wordt alles wat de werkgever aan de werknemer vergoedt of verstrekt aangemerkt als loon. Slechts de volgende zaken vallen hier niet onder:

  • intermediaire kosten;
  • kosten die gericht zijn vrijgesteld;
  • bijzondere verstrekkingen, zoals een fruitmand en een rouwkrans.

Alle andere betalingen of verstrekkingen vormen dus wel loon. Sommige zaken hiervan worden afzonderlijk belast, zoals boetes, een woning en de auto van de zaak. Alle resterende vergoedingen en verstrekkingen zijn onbelast voor zover ze gezamenlijk het forfaitaire bedrag van 1,5% van de totale loonsom van de werkgever niet overschrijden. Indien meer wordt verstrekt, is de werkgever in beginsel een eindheffing (dus werkgeversheffing) van 80% verschuldigd. 

Intermediaire kosten

Voor kosten die de werknemer namens de werkgever maakt, gelden speciale regels. Hierbij valt te denken aan:

  • de werknemer koopt zaken die tot het vermogen van de werkgever gaan behoren;
  • kosten die een werknemer maakt voor relaties (externe representatiekosten, niet de kosten van eigen lunch en consumpties);
  • de kosten in verband met de auto van de zaak.

De vergoeding die de werkgever daarvoor geeft, is wel belastingvrij, maar de Belastingdienst keurt niet altijd goed dat daarvoor ook een vaste vergoeding wordt gegeven. Dit moet nader worden beoordeeld.

Kosten die gericht zijn vrijgesteld

Een aantal kosten is vrijgesteld en kan via een vaste vergoeding worden vergoed. De belangrijkste zijn:

  • de verblijfkosten van een werknemer (koffie/thee onderweg, zakelijke maaltijden, hotelovernachtingen);
  • studiekosten;
  • vakliteratuur.

Mogelijke voor- of nadelen

Indien op dit moment nog weinig vergoedingen of verstrekkingen aan personeel (dus ook aan de dga) worden verstrekt, kan de werkkostenregeling in 2015 financieel voordelig zijn. In voorkomende gevallen kan dan een aanvullend bedrag onbelast worden uitgekeerd.

Indien op dit moment aan het personeel veel vergoedingen of verstrekkingen plaatsvinden, dan kan de werkkostenregeling kostbaar zijn. Het is dan ook raadzaam om te beoordelen of de arbeidsvoorwaarden van werknemers niet anders kunnen worden ingericht, teneinde financieel nadeel te voorkomen.

Scan

Wij hebben een quick scan ontwikkeld waarmee wij kunnen bepalen welke acties moeten worden ondernomen om financieel nadeel te voorkomen bij de verplichte overgang per 1 januari 2015. Deze scan voeren wij dan uit op een overzicht dat u verstrekt van alle huidige verstrekkingen en vergoedingen aan uzelf en/of uw personeel.

Op basis van de uitkomsten van de scan kunnen wij dan de vervolgstappen met u bespreken.

Graag vernemen wij van u of wij een dergelijke scan voor u kunnen uitvoeren. Indien u hierin geïnteresseerd bent, kunt u contact opnemen met uw vaste contactpersoon of anders met Frans Tempel van ons kantoor via telefoon of email: franstempel@auren.nl.