img-responsive

Personeel inlenen? Voorkom aansprakelijkheid!

Gepubliceerd op 23 april 2015

Leent u wel eens personeel in voor uw onderneming? Dan loopt u het risico op hoge boetes of aansprakelijkheid voor loonheffingen en btw als u de zaken niet goed geregeld heeft.

Van inlenen is sprake als personeel dat in dienst is bij een andere ondernemer in uw onderneming onder uw leiding of toezicht werkzaamheden verricht. De andere ondernemer kan een uitzendbureau zijn, maar bijvoorbeeld ook een collega-ondernemer die zijn personeel (tijdelijk) aan u uitleent.

Let op! De aansprakelijkheid geldt voor loonheffingen en btw. Indien de verleggingsregeling van toepassing is, geldt de aansprakelijkheid niet voor de btw.

Blijft het personeel onder leiding en toezicht van de andere ondernemer dan is er geen sprake van inlenen maar van aannemen van werk. U kunt dan niet als inlener aansprakelijk gesteld worden, maar mogelijk krijgt u wel te maken met de ketenaansprakelijkheid.

Doe de Waadi-check

Elke ondernemer die personeel uitleent, is verplicht dit te registreren bij de Kamer van Koophandel (KvK). Ondernemingen die bedrijfsmatig personeel uitlenen (bijvoorbeeld uitzendbureaus) moeten in hun bedrijfsactiviteiten ‘ter beschikking stellen van arbeidskrachten’ aangeven. Ondernemers die niet-bedrijfsmatig personeel uitlenen (bijvoorbeeld een aannemer die tijdelijk personeel uitleent aan een collega-aannemer) hebben alleen een meldingsplicht bij de KvK.

Let op! Een zzp’er hoeft zich niet als uitzendonderneming te registreren bij de KvK.

Leent u personeel in van een ondernemer die dit niet heeft geregistreerd bij de KvK, dan riskeert u een hoge boete die kan oplopen van € 12.000 (bij minder dan 10 ingeleende werknemers) tot € 48.000 (bij 30 of meer ingeleende werknemers). Eenzelfde boete kan worden opgelegd aan de uitlener. Leent u een dga in (die tezamen met zijn echtgenoot ten minste 90% van de aandelen in zijn bv bezit) dan bedraagt de boete voor zowel de bv als de inlener nihil.

Controleer altijd voordat u zaken gaat doen met een uitlener of deze juist bij de KvK geregistreerd is. U doet dit eenvoudig met de gratis Waadi-check op de website van de KvK.

Inlenersaansprakelijkheid

Als inlener kunt u door de Belastingdienst aansprakelijk gesteld worden als de uitlener of doorlener de volgende belastingen en premies niet betaalt:

  • loonheffingen (dit omvat loonbelasting, premies volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zorgverzekeringswet), en
  • btw

Let op! Als uw uitlener juist is geregistreerd bij de KvK levert dat nog geen vrijwaring voor de inlenersaansprakelijkheid op.

Als inlener of doorlener kunt u uw aansprakelijkheid beperken door een aantal maatregelen te treffen.

Verklaring van betalingsgedrag

Een uitlener kan de Belastingdienst vragen te verklaren dat hij alle loonheffingen en btw heeft betaald. Deze verklaring geeft u als inlener een beeld van de risico’s die u loopt, maar geeft u geen vrijwaring.

Registratie van gegevens

Het komt zeer regelmatig voor dat de Belastingdienst de loonheffingen waarvoor u als inlener aansprakelijk wordt gesteld, heeft vastgesteld met het anoniementarief. De aansprakelijkheid voor het anoniementarief wordt verminderd indien u de identiteit van het ingeleende personeel en het loon per ingeleend personeelslid en per werk kunt aantonen. Ook moet u kunnen aantonen dat het ingeleende personeel over een geldige verblijfs- of tewerkstellingsvergunning beschikt. U voldoet aan deze voorwaarden als u de volgende gegevens van elk ingeleend personeelslid registreert:

  • NAW-gegevens, geboortedatum, burgerservicenummer (BSN),
  • nationaliteit,
  • soort identiteitsbewijs, nummer en geldigheidsduur,
  • aanwezigheid van een A1-verklaring, verblijfsvergunning, tewerkstellingsvergunning, notificatie of VAR-verklaring inclusief nummer en geldigheidsduur,
  • NAW-gegevens uitlener,
  • een overzicht van de gewerkte uren.

Rechtstreeks storten

U kunt uw aansprakelijkheid beperken door het deel van de factuur van uw uitlener dat bestemd is voor loonheffingen en btw rechtstreeks te storten naar de Belastingdienst. In de omschrijving bij uw storting vermeldt u de NAW-gegevens en het loonheffingsnummer van de uitlener en een omschrijving van het werk en de periode waarvoor u de storting doet. Als u aan de voorwaarden voldoet, wordt u als inlener voor het gestorte bedrag niet meer aansprakelijk gesteld. U kunt nog wel aansprakelijk gesteld worden voor een eventueel restbedrag indien de loonheffingen of btw hoger zijn dan uw storting.

Storten op G-rekening

Een G-rekening is een geblokkeerde rekening van de uitlener of doorlener. U kunt uw aansprakelijkheid beperken door het deel van de factuur van uw uitlener dat bestemd is voor loonheffingen en btw te storten op de G-rekening. In de omschrijving bij uw storting vermeldt u het factuurnummer en eventuele andere identificatiegegevens van de factuur. Deze factuur moet aan de wettelijke eisen voldoen en het nummer of kenmerk van de overeenkomst, het tijdvak en de omschrijving of het kenmerk van het werk bevatten.

Daarnaast moeten uit uw administratie direct de gegevens van de inlening, de manurenadministratie, de betalingen en de BSN’s van het ingeleende personeel blijken. Als u aan de voorwaarden voldoet, wordt u als inlener voor het gestorte bedrag niet meer aansprakelijk gesteld. U kunt nog wel aansprakelijk gesteld worden voor een eventueel restbedrag indien de loonheffingen of btw hoger zijn dan uw storting.

Tip: Het G-rekeningenstelsel zou vervangen worden door een depotstelsel. De invoering van het depotstelsel  is echter keer op keer uitgesteld. In maart 2015 is bekend gemaakt dat het depotstelsel definitief niet wordt ingevoerd. In plaats daarvan blijft het G-rekeningenstelsel bestaan en wordt dit toekomstbestendig gemaakt.

Gecertificeerde uitlener

U kunt als inlener een beroep doen op de disculpatieregeling. Dit betekent dat u niet aansprakelijk gesteld wordt, ook niet als achteraf blijkt dat de uitlener te weinig loonheffingen of btw heeft afgedragen. U moet dan voldoen aan de volgende voorwaarden:

  • De uitlener voldoet aan de NEN 4400-1 of de NEN 4400-2 norm en is opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA). Op de website van SNA (www.normeringarbeid.nl) kunt u controleren welke ondernemingen aan deze eisen voldoen.
  • U stort 25% van het factuurbedrag (inclusief btw) op de G-rekening van de uitlener. Indien voor de btw de verleggingsregeling van toepassing is, stort u 20%.
  • De factuur voldoet aan de wettelijke eisen, en het nummer of kenmerk van de overeenkomst, het tijdvak en de omschrijving of het kenmerk van het werk staan op de factuur vermeld.
  • Bij betaling vermeldt u het factuurnummer en eventuele andere identificatiegegevens van de factuur.
  • Uit uw administratie blijken direct de gegevens van de inlening, de manurenadministratie en de betalingen.
  • U moet de identiteit van het ingeleende personeel kunnen aantonen en het BSN moet bekend zijn en u moet kunnen aantonen dat het personeel over een geldige verblijfs- of tewerkstellingsvergunning beschikt.

Een aantal grote beursgenoteerde uitzendondernemingen heeft zekerheid gesteld voor de betaling van hun loonheffingen en btw. Als u personeel inleent van een dergelijke uitzendonderneming geldt de voorwaarde dat u 25% van het factuurbedrag op de G-rekening moet storten, niet. De Belastingdienst geeft aan dergelijke uitzendondernemingen jaarlijks een verklaring af. Beschikt uw uitlener over een dergelijke (geldige) verklaring en voldoet u aan de overige voorwaarden, dan kunt u het gehele factuurbedrag overmaken naar de uitzendonderneming en u toch nog beroepen op de disculpatieregeling.

Let op! Voldoet u niet aan de voorwaarden van de disculpatieregeling, dan is er nog een andere disculpatiemogelijkheid. Als het niet betalen van de loonheffingen en btw niet aan u en de uitlener te wijten is, zult u niet aansprakelijk gesteld worden. Een voorbeeld is een faillissement door plotseling verslechterde economische omstandigheden of uitzonderlijk slechte weersomstandigheden.

Wees alert op overige verplichtingen

Naast de verplichtingen uit de Waadi en de inlenersaansprakelijkheid dient u als inlener ook nog rekening te houden met de volgende verplichtingen:

  • U bent aansprakelijk voor betaling van het minimumloon en de vakantietoeslag door de uitlener. De boete hiervoor kan per werknemer oplopen tot € 10.000 voor betaling onder het minimumloon en € 2.000 voor betaling onder de minimumvakantietoeslag.
  • U bent verplicht om de identiteit van een vreemdeling te controleren aan de hand van zijn originele identiteitsbewijs. Een kopie van dit identiteitsbewijs dient u bovendien tot vijf jaar na beëindiging van het werk te bewaren. Doet u dit niet, dan riskeert u een boete van € 2.250 per vreemdeling.
  • Laat u een vreemdeling zonder vereiste tewerkstellingsvergunning werken, dan riskeert u een boete van € 12.000 per vreemdeling.

Wet aanpak schijnconstructies

De Tweede Kamer heeft ingestemd met de Wet aanpak schijnconstructies (WAS). Deze wet gaat uitbuiting en onderbetaling van werknemers en oneerlijke concurrentie tegen. Er komt een ketenaansprakelijkheid voor betaling van het aan werknemers verschuldigde minimum- of cao-loon. Inleners worden hoofdelijk aansprakelijk voor de betaling van het loon aan werknemers die in dienst van hun werkgever arbeid verrichten voor de inlener. De ketenaansprakelijkheid geldt ook voor opdrachtgevers in de keten voor de betaling van het loon aan werknemers die in dienst van hun werkgever arbeid verricht voor deze opdrachtgever in het kader van een overeenkomst van opdracht of aanneming van werk.

Let op! De ketenaansprakelijkheid geldt alleen voor opdrachtgevers die handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Een particulier kan dus niet met de ketenaansprakelijkheid te maken krijgen.

Tip! De opdrachtgever is niet aansprakelijk als hem niet kan worden verweten dat het loon niet is betaald aan de werknemer. De bewijslast hiervan ligt bij de opdrachtgever

Naast de ketenaansprakelijkheid gaan onder meer nog de volgende maatregelen gelden:

  • Werknemers hebben recht op het volledige minimumloon en krijgen dit ook uitbetaald. Het is niet meer toegestaan om
    • een deel van het loon als onkostenvergoeding uit te betalen of bedragen in te houden op het loon als daarmee het loon daalt onder het minimumloon,
    • het gedeelte van het loon dat gelijk is aan het minimumloon contant te betalen.
  • Loonstroken worden transparanter.
  • De inspectie SZW gaat van gecontroleerde ondernemingen bekend maken of er een overtreding van de WAS is geconstateerd of niet. Zo wordt openbaar welke ondernemingen zich aan de regels houden en welke ondernemingen bijvoorbeeld hun werknemers onderbetalen.

Let op! Op het moment van verschijnen van deze blog moet de Eerste Kamer nog instemmen met de maatregelen. De beoogde ingangsdatum van de maatregelen is 1 juli 2015.

Tot slot

De inlenersaansprakelijkheid kan grote financiële gevolgen hebben voor uw onderneming. In deze blog zijn we nader ingegaan op de mogelijkheden om uw aansprakelijkheid zo veel mogelijk te beperken. Neem voor meer informatie contact met ons op.